Documentation
"Como a gente faz isso de novo?" Você já explicou cinco vezes. O associado ainda pergunta. Mais reuniões não vão resolver. Documentação resolve: instruções escritas de como fazer algo (processos, sistemas, decisões). Boa documentação permite delegação e mantém consistência. Sem ela, você é o gargalo de toda pergunta.
Mesmo processo, com e sem docs. Sem: todo handoff é um sync. "Como a gente faz onboarding do cliente?" "Eu te mostro." Seis meses depois você ainda está mostrando. Com documentação: há uma página ou um checklist. A pessoa nova (ou você em seis meses) pode seguir. Documentação transforma conhecimento tribal em sistema repetível. É a base para SOPs, checklists e transferência de conhecimento.
Escreva. Aí outros podem rodar. Você faz o tratamento de exceções.
O que documentar primeiro
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Processos que se repetem. Onboarding de cliente, fluxo de proposta, follow-up de fatura, intake. Tudo o que você faz mais de uma vez por mês é candidato. Comece com o que gera mais perguntas "como a gente…?"
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Decisões e o porquê. "Usamos a ferramenta X porque…" "Mandamos a proposta em 48 horas porque…" Quando você documenta o porquê, a próxima pessoa pode manter o padrão sem você. Registros de decisão evitam reabrir discussão.
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Onde as coisas ficam. Qual pasta, qual template, qual link. Runbooks simples ("para X, vá a Y e faça Z") economizam horas. Não assuma que vão achar—aponte.
O que quebra
Documentação que ninguém usa. Se está desatualizada ou enterrada, vão te perguntar. Mantenha num lugar que todos conhecem; atualize quando o processo mudar. Uma fonte da verdade.
Documentar tudo de uma vez. Você vai se esgotar. Escolha um processo. Documente. Use. Depois o próximo. Construa com o tempo.