Workflow Automation
Você faz a mesma sequência toda vez. Cliente assina → você envia o contrato, cria a pasta, envia o e-mail de intake, adiciona ao CRM. São quatro passos manuais. Automação de fluxo de trabalho é usar software para automatizar sequências de tarefas: ex.: "quando o cliente assina o contrato, envie o e-mail de onboarding e crie a pasta." Reduz trabalho manual para você não ser quem clica toda vez.
Mesmo resultado, menos cliques. Um consultor que manda 5 e-mails manualmente por cliente novo pode configurar um fluxo: quando o contrato é assinado (gatilho), o sistema envia o e-mail de onboarding, cria a pasta e notifica a equipe. Ela libera 20 minutos por cliente. Um coach que agenda e manda lembretes manualmente pode usar ferramenta de agendamento + automação de e-mail para o intake rodar sem ela. Automação de fluxo de trabalho é o passo seguinte à documentação—você definiu os passos; agora o sistema roda.
Quando X acontece, faça Y e Z. Você define uma vez; o sistema roda toda vez.
Como começar
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Ache a sequência repetível. O que você faz do mesmo jeito toda vez? Onboarding de cliente novo, proposta enviada → follow-up em 3 dias, fatura enviada → lembrete em 14 dias. Esses são candidatos a fluxo. Mapeie os passos primeiro (documentação); depois veja quais podem ser acionados automaticamente.
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Escolha um fluxo. Não automatize tudo de uma vez. Comece com o que consome mais tempo ou gera mais abandono (ex.: lembretes de follow-up). Ferramentas como Zapier, Make ou automação nativa de CRM/e-mail costumam fazer "quando X, então Y."
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Teste e refine. Rode o fluxo algumas vezes. Onde quebra? Onde ainda precisa de humano? A automação cuida do repetível; você cuida da exceção.
O que quebra
Automatizar o caos. Se o processo não está definido, automatizar só automatiza a confusão. Documente os passos primeiro; depois automatize.
Excesso de automação. Alguns passos precisam de toque humano (ex.: primeiro e-mail pessoal). Automatize o repetível; guarde os momentos de alto toque para você.